ISO atau Organisasi Nasional untuk Standarisasi memiliki banyak sekali kriteria atau persyaratan yang harus dilengkapi. Dalam proses sertifikasinya ada beberapa hal yang harus terpenuhi agar sebuah perusahaan atau organisasi bisa mendapatkan sertifikat ISO. Kali ini kita akan membahas Cara Mengurus Sertifikasi ISO 9001.

Persyaratan ISO 9001

Cara Mengurus Sertifikasi ISO 9001 yang pertama adalah dengan melengkapi segala dokumen persyaratannya. Pada ISO 9001:2015 ada beberapa dokumen persyaratan yang harus dilengkapi seperti :

Dokumen Wajib ISO 9001

1. Ruang Lingkup SMM (klausul 4.3)
2. Kebijakan Mutu (klausul 5.2)
3. Sasaran Mutu (klausul 6.2)
4. Kriteria untuk evaluasi dan pemilihan pemasok (klausul 8.4.1)

Untuk beberapa persyaratan yang memiliki tanda (*) hanya wajib dalam kasus-kasus ketika klausul yang relevan tidak dikecualikan. Atau merupakan bagian dari praktik bisnis organisasi/perusahaan.

Rekaman Wajib ISO 9001

1. Rekaman Pemantauan dan pengukuran peralatan kalibrasi* (klausul 7.1.5.1)
2. Rekaman pelatihan, keterampilan, pengalaman dan kualifikasi (klausul 7.2)
3. Rekaman tinjauan persyaratan produk / jasa (klausul 8.2.3.2)
4. Rekaman tentang hasil tinjauan desain dan pengembangan* (klausul 8.3.2)
5. Rekaman tentang masukan untuk desain dan pengembangan * (klausul 8.3.3)
6. Rekaman pengendalian desain dan pengembangan* (klausul 8.3.4)
7. Rekaman hasil desain dan pengembangan* (klausul 8.3.5)
8. Rekaman perubahan desain dan pengembangan* (klausul 8.3.6)
9. Karakteristik produk yang akan diproduksi dan jasa yang akan diberikan (klausul 8.5.1)
10. Rekaman tentang properti pelanggan (klausul 8.5.3)
11. Rekaman perubahan ketentuan dalam produksi / jasa (klausul 8.5.6)
12. Rekaman kesesuaian produk / jasa dengan kriteria penerimaan (klausul 8.6)
13. Rekam output/hasil yang tidak sesuai (klausul 8.7.2)
14. Pemantauan dan pengukuran hasil (klausul 9.1.1)
15. Program audit internal (klausul 9.2)
16. Hasil audit internal (klausul 9.2)
17. Hasil dari tinjauan manajemen (klausul 9.3)
18. Hasil tindakan korektif (klausul 10.1)

Dokumen Non-Wajib ISO 9001

Ada juga dokumen beberapa dokumen non-wajib yang dapat digunakan untuk implementasi ISO 9001. Berikut adalah dokumen-dokumen non-wajib menjadi yang paling umum digunakan dalam sertifikasi ISO 9001 :

1. Prosedur untuk menentukan konteks organisasi dan pihak yang berkepentingan (pasal 4.1 dan 4.2)
2. Prosedur untuk menangani risiko dan peluang (klausul 6.1)
3. Prosedur untuk kompetensi, pelatihan dan kesadaran terhadap SMM (klausul 7.1.2, 7.2 dan 7.3)
4. Prosedur untuk pemeliharaan peralatan dan alat ukur (klausul 7.1.5)
5. Prosedur untuk pengendalian dokumen (klausul 7.5)
6. Prosedur penjualan (klausul 8.2)
7. Prosedur untuk desain dan pengembangan (klausul 8.3)
8. Prosedur untuk produksi dan penyediaan jasa (klausul 8.5)
9. Prosedur pergudangan (klausul 8.5.4)
10. Prosedur untuk pengelolaan ketidaksesuaian dan tindakan korektif (klausul 8.7 dan 10.2)
11. Prosedur untuk pemantauan kepuasan pelanggan (klausul 9.1.2)
12. Prosedur untuk audit internal (klausul 9.2)
13. Prosedur untuk tinjauan manajemen (klausul 9.3)

Persyaratan Sertifikasi ISO

Sertifikasi ISO 9001:2015 ini dikeluarkan oleh lembaga atau badan sertifikasi resmi. Di Indonesia juga terdapat banyak badan atau lembaga yang bisa melakukan sertifikasi ISO. Namun, untuk mengajukan sertfikasi ISO resmi tersebut ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh perusahaan sebelumnya yaitu,

1.   Perusahaan telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015

2.   Lulus audit seleksi

Apabila syarat no.1 sudah terpenuhi maka selanjutnya perusahaan dapat mengajukan diri untuk diaudit ke badan sertifikasi yang dikehendaki. Berbeda dengan ISO 9001:2008 maka di ISO 9001:2015 ini ada beberapa perubahan mengenai tata pengajuan.

Selain itu, Organisasi atau Perusahaan berkewajiban untuk membangun, mengimplementasikan dan memelihara secara continue atau berkesinambungan setiap manajemen mutu. Termasuk juga proses yang diperlukan beserta interaksinya sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015. Proses yang diperlukan tersebut setidaknya harus mengidentifikasi hal berikut :

1.   Input-output, urutan proses dan interaksinya.

2.   Process performance (KPI) dan pengendaliannya.

3.   Sumber daya, tanggung jawab dan wewenang.

4.   Risk and Opportunity (6.1).

5.   Metode untuk monitor, review dan evaluasi

Tahap dan Cara Mengurus Sertifikasi ISO 9001

Tahap Pertama : Persiapan

Langkah awal dalam cara mengajukan sertifikasi 9001 adalah melakukan persiapan terkait pelaksanaan pedoman dan prosedur ISO 9001. Untuk lebih memudahkannya, sebaiknya Anda menggunakan jasa konsultan ISO.

Dengan jasa konsultan ISO maka Anda akan mendapatkan arahan terutama dalam langkah persiapan ini. Mereka yang telah berpengalaman tentunya bisa membuat perusahaan Anda lolos sertifikasi ini. Mengenai harga, Anda bisa menegosiasikannya dengan Jasa Konsultan yang Anda pakai.

Tahap Kedua : Pengaplikasian / Implementasi

Dalam tahap ini. jika Anda menggunakan jasa konsulan ISO. Mereka akan mengirimkan seorang Lead Assesor untuk menilai atau menganalisa manajemen organisasi atau perusahaan Anda. Anda bisa menanyakan beberapa hal pada Lead Assesor mengenai sertifikasi ISO.

Tahap 3 : Initial Assesment stage 1

Dalam tahap ini, Anda akan mendapatkan laporan dari Lead Assesor tentang hasil pemeriksaan. Terutama laporan tentang adanya masalah yang harus segera diatasi. Hal ini sangat penting agar saat sertifikasi Anda bisa memenuhi syarat Assesment.

Tahap 4 : Initial Assesment Stage 2

Dalam tahap keempat ini, Lead Assesor akan memberikan informasi mengenai persyaratan apa saja yang harus Anda penuhi dalam rangka memperoleh sertifikat ISO.

Tahap 5 : Registrasi dan Sertifikasi

Setelah Anda mendapatkan rekomendasi sertifikasi dari Lead Assesor. Maka, yang selanjutnya adalah proses registrasi. Pengajuan Anda akan dinilai layak atau tidak oleh penguji yang berasal dari Badan sertifikasi ISO. Jika perusahaan atau bisnis Anda layak menerima sertifikat ISO, maka sertifikat tersebut akan diterbitkan.

Tahap 6 : Assesment Lanjutan

Setelah perusahaan atau organisasi Anda berhasil mendapatkan sertifikat ISO. Selanjutnya, Lead Assesor akan tetap mendampingi Anda dan memberikan laporan tiap beberapa tahun sekali untuk memastikan bahwa perusahaan atau organisasi Anda tetap berpedoman pada ISO 9001.

Hambatan dalam Penerapan ISO 9001

Dalam prakteknya, beberapa perusahaan atau organisasi pastinya memiliki beberapa hambatan dalam pelaksanaan ISO 9001. Hambatan tersebut bisa berasal dari beberapa hal. Di antaranya :

1.       Tidak adanya komitmen dari Top Manajemen

Top Manajemen memiliki peran yang sangat penting dalam penerapan ISO 9001. Top Manajemenlah yang akan mengatur berbagai hal vital seperti penyediaan sumber daya yang mendukung implementasi ISO 9001.

Selain itu, manajemen puncaklah yang memegang kendali penuh terhadap segala penerapan peraturan. Jadi, komitmen manajemen puncak dalam menerapkan ISO sangatlah penting dalam menjaga konsistensi pelaksanaan ISO.

2.       Tidak adanya pelatihan khusus bagi personel utama dalam ISO 9001

Personel utama ini adalah orang yang berperan sebagai pengambil keputusan dalam lini organisasi. Oleh karena itu, penting sekali bagi personel utama tersebut untuk memiliki pengetahuan tentang ISO agar mereka bisa menerapkannya dengan baik.

3.       Tidak melatih semua personil

Bukan hanya personel utama saja yang harus memahami ISO 9001. Tapi, semua personel perusahaan juga harus mengetahuinya. Hal tersebut bertujuan agar semua komponen atau personel ISO mengetahui betapa pentingnya kualitas dan tahu bagaimana cara mencapainya.

4.       Membuat Sistem yang terlalu kompleks

Sebuah sistem yang baik harus dibuat dengan prosedur yang sesederhana mungkin, praktis dan fokus pada hasil dan perbaikan bukan pada dokumen. Persyaratan atau dokumentasi yang sulit justru akan membuat beberapa pekerjaan administrastif tak memberi nilai tambah bagi organisasi atau perusahaan itu sendiri.

5.       Tidak menggunakan proses tindakan korektif dengan benar

Tindakan korektif yang benar akan sangat membantu perusahaan untuk memperbaiki dan mengoreksi permasalahan yang Anda, sehingga hal tersebut tak akan terulang kembali di masa depan.

Tidak menggunakan kesempatan atau tindakan korektif ini dengan benar justru akan menghambat implementasi ISO dalam sebuah perusahaan.

6.       Tidak memahami pelanggan

ISO 9001 adalah standar mutu perusahaan yang salah satu fokusnya adalah pada para pelanggan. Jika perusahaan tak dapat memahami keinginan pelanggan ini, maka mereka tidak akan bisa bisa mencapai tujuan ini.

Jadi, karena pelanggan berperan sangat besar terhadap kemajuan sebuah bisnis. Maka, sebaiknya arahkan perusahaan untuk lebih memahami apa yang paling konsumen butuhkan dan inginkan.

7.       Terlalu tergesa-gesa

Menerapkan ISO nyatanya membutuhkan waktu serta kerja yang solid di mana harus ada kerja sama team. Terlalu  tergesa-gesa dalam menerapkan ISO justru akan membuatnya menjadi kurang maksimal dan tidak efisien.

8.       Tidak adanya Auditor Internal yang terlatih dan berpengalaman

Salah satu hambatan penerapan ISO adalah tidak adanya Auditor Internal yang terlatih dan berpengalaman. Sementara, Auditor sendiri harus memfokuskan diri pada isu yang dapat membantu organisasi mencapai sistem manajemen mutu yang baik. Dalam hal ini pengalaman dan kompetensi Auditor Internal sangat diperlukan.

9.       Terlalu mengeneralisasikan

Salah satu hambatan penerapan ISO 9001 adalah percaya bahwa apa yang diimplementasikan pada organisasi lain juga akan berhasil pada organisasinya. Padahal hal tersebut bisa jadi hal yang salah. Terutama karena setiap organisasi memiliki kondisi yang berbeda antara satu dengan yang lainnya.

10.     Menyerahkan semua tanggung jawab pada satu orang

Kesalahan yang selanjutnya adalah terlalu membebankan semua tanggung jawab penerapan ISO 9001 pada satu orang. Padahal, kerja sama setiap personel yang berkaitan dengan peningkatan manajemen mutu sangatlah penting.

Tempat Konsultasi ISO

Nah, itulah beberapa Cara Mengurus Sertifikasi ISO 9001 serta berbagai faktor lain yang perlu Anda ketahui. Proses sertifikasi tersebut haruslah didampingi oleh ahlinya, yaitu konsultan ISO. Selain Anda bisa mendapatkan kemudahan. Anda juga bisa mengatasi hambatan penerapan ISO di atas.

Lalu, di mana Anda bisa mendapatkan konsultan ISO terpercaya? Anda bisa menghubungi :PT JARI KONSULTAN INDONESIA