Logo ISO 9001. Sumber gambar : wikipedia.org
Apa itu ISO 9001?
Ada banyak sekali standar ISO, salah satu yang paling populer dan banyak digunakan adalah ISO 9001. ISO ini adalah sebuah standar internasional yang menetapkan persyaratan dalam bidang manajemen mutu. Dengan ISO 9001 ini diharapkan sebuah bisnis ataupun organisasi bisa berjalan lebih efisien sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.
ISO 9001:2008, pada bulan September 2015 telah resmi digantikan oleh ISO:2015. Ada berbagai perbaikan dari versi yang sebelumnya. Di antara berbagai perubahan ini. Perubahan untuk standar mutu adalah perubahan yang patut untuk dipahami.
Pada ISO 9001:2008, ada 8 standar manajemen mutu. Sementara, pada ISO 9001:2015 ada 7 prinsip manajemen mutu. 7 prinsip manajemen mutu tersebut lebih dikenal sebagai “CLEPIER: customer, leadership, engagement, process, improvement, evidence, and relationship”
7 Prinsip ISO 9001:2015
Prinsip Pertama : Customer Focus atau Fokus pada Pelanggan
Fokus utama manajemen mutu adalah untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan melebihi ekspektasi mereka dalam rangka meningkatkan kepuasan. Ada beberapa tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan fokus pada pelanggan. Contohnya, mengidentifikasi pelanggan baik secara langsung maupun tak langsung, memahami apa yang paling dibutuhkan pelanggan di masa sekarang maupun masa depan, mengaitkan sasaran organisasi dengan kebutuhan dan harapan pelanggan, hingga menjaga dan mengelola hubungan baik dengan pelanggan untuk mencapai kesuksesan yang berkesinambungan.
Yang Kedua : Kepemimpinan atau Leadership
Peran pemimpin sangatlah penting dalam sebuah perusahaan ataupun bisnis. Pemimpin dalam segala level tingkatan berfungsi untuk menetapkan kesatuan sasaran dan arahan serta menciptakan kondisi yang membuat semua orang terlibat dalam proses pencapaian sasaran.
Ada beberapa cara meningkatkan kepemimpinan. Contohnya, mengkomunikasikan misi, visi, strategi, kebijakan, dan proses ke seluruh organisasi. Menciptakan dan mempertahankan nilai bersama, keadilan, dan model etika perilaku pada semua tingkatan organisasi. Mendorong komitmen menyeluruh terhadap mutu, menyediakan sumber daya, pelatihan, dan wewenang agar semua orang dapat bertindak dengan bertanggung jawab hingga memberikan inspirasi, dorongan, dan pengakuan terhadap kontribusi anggota organisasi.
Yang Ketiga : Keterlibatan Orang atau Engangement of People
Sebuah bisnis atau perusahaan harus memastikan bahwa semua orang terlibat dalam mengelola manajemen secara efektif dan efisien. Orang yang kompeten tersebut harus diberdayakan serta harus ada peningkatan ketrampilan dan pengetahuan agar mampu mendorong kapasitas organisasi untuk menciptakan nilai.
Ada beberapa tindakan yang bisa dilakukan dalam rangka mendorong pemahaman mengenai pentingnya keterlibatan individu. Contohnya, memfasilitasi diskusi terbuka serta pembagian pengetahuan dan pengalaman, membudayakan orang untuk mengemukakan hambatan kinerja dan untuk tidak takut berinisiatif, mengakui dan menghargai kontribusi, pembelajaran, dan perbaikan individu hingga menerapkan evaluasi mandiri kinerja terhadap sasaran individu.
Yang Keempat : Process Approach
Ketika aktivitas dipahami dan dikelola sebagai proses yang saling terkait dan berfungsi sebagai sebuah sistem yang terpadu maka hasil yang konsisten dan efisien dapat tercapai.
Ada beberapa tindakan yang dapat dilakukan untuk mencapai hal tersebut. Yakni, menentukan sasaran sistem serta proses yang diperlukan untuk mencapai sasaran tersebut, menerapkan kewenangan, tanggung jawab, dan akuntabilitas pengelolaan proses, memahami kapabilitas organisasi dan tentukan keterbatasan sumber daya sebelum melakukan tindakan, serta mengelola risiko yang dapat memengaruhi keluaran proses dan keseluruhan hasil dari sistem manajemen mutu.
Yang Kelima : Perbaikan atau Improvement
Standar prinsip ISO 9001 yang terbaru yakni ISO 9001:2015 yang kelima adalah perbaikan atau improvement. Perbaikan sangatlah penting untuk menerapkan evaluasi kinerja dan juga menyesuaikan diri dengan berbagai kondisi baru.
Ada beberapa tindakan yang bertujuan untuk meningkatkan perbaikan. Di antaranya : mendorong penetapan sasaran perbaikan pada semua tingkatan organisasi, mendidik dan melatih orang pada semua tingkatan tentang cara penerapan alat dan metodologi dasar untuk mencapai sasaran perbaikan, memastikan kompetensi SDM untuk menjalankan proyek perbaikan dan mengintergrasikan perbaikan tersebut secara nyata.
Yang keenam : Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti (Evidence-Based Decision Making)
Keputusan yang diambil berdasarkan analisis dan evaluasi data serta informasi yang akurat memiliki peluang yang lebih untuk mencapai hasil dan target yang diinginkan. Dalam hal ini diperlukan berbagai pemahaman tentang hubungan sebab dan akibat uang memiliki potensi terhadap dampak yang tidak diinginkan.
Ada berbagai tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pengambilan keputusan berbasis bukti. Di antaranya : menyediakan data yang diperlukan bagi orang-orang yang relevan, memastikan bahwa bahwa data dan informasi akurat, memastikan bahwa analisis dan evaluasi data dan informasi dengan metode yang tepat hingga mengambil Ambil keputusan dan tindakan berdasarkan bukti yang diseimbangkan dengan pengalaman dan intuisi.
Yang ketujuh : Manajemen Hubungan (Relationship Management)
Untuk mencapai kesuksesan yang berkesinambungan, maka diperlukan manajemen hubungan yang baik dengan para pemangku kepentingan. Contohnya adalah supplier atau klien. Para pemangku kepentingan tersebut tentunya sangat berperan penting terhadap kinerja organisasi.
Ada beberapa hal yang diperlukan dalam meningkatkan manajemen hubungan. Di antaranya : menentukan pemangku kepentingan yang relevan (misal pemasok, mitra, pelanggan, investor, karyawan, atau komunitas) serta hubungan mereka dengan organisasi, menciptakan hubungan yang menyeimbangkan manfaat jangka pendek dengan jangka panjang, membagikan informasi, keterampilan, dan sumber daya dengan pemangku kepentingan yang relevan, hingga mendorong dan menghargai perbaikan dan pencapaian dari pemasok dan mitra.
Untuk Siapa Sajakah ISO 9001?
1. ISO 9001 ini cocok untuk digunakan organisasi dari semua jenis, ukuran dan sektor.
2. Faktanya, salah satu peningkatan utama dari ISO 9001: 2015 yang baru direvisi adalah membuatnya lebih dapat diterapkan dan dapat diakses oleh semua jenis perusahaan.
3. Perusahaan kecil yang tidak memiliki staf yang berdedikasi pada kualitas masih dapat menikmati manfaat penerapan standar ini karena ISO memiliki banyak sumber daya untuk membantu mereka.
Mengapa ISO 9001 direvisi?
Ada beberapa alasan mengapa standar ISO 9001 terus mengalami perbaikan. Di antaranya adalah :
1. Untuk meninjau dan merevisi secara teratur untuk memastikan standar ISO ini tetap relevan dengan pasar.
2. Untuk memperhitungkan berbagai tantangan yang dihadapi bisnis saat ini. Contohnya: globalisasi dan juga adanya peningkatan harapan dari pelanggan.
Manfaat Sertifikasi ISO 9001.
Ada beberapa manfaat yang akan perusahaan dan juga organisasi Anda dapatkan dengan menerapkan ISO 9001. Manfaat tersebut tentunya akan berdampak positif pada perkembangan bisnis. Manfaat tersebut adalah :
1. Adanya Dokumentasi mutu yang lebih baik
ISO 9001 pada dasarnya akan memberikan pedoman dalam mengelola sistem dokumentasi agar dokumen tersebut lebih efektif dan efisien.
2. Pengendalian mutu yang lebih sistematik
Dalam ISO 9001 pengendalian mutu harus dimulai dari masing-masing proses. Proses tersebut saling berkaitan satu sama lainnya. Sebuah pengendalian mutu yang baik pada setiap proses tentunya akan menghasilkan suatu pengendalian mutu secara sistematik secara keseluruhan.
3. Koordinasi yang lebih baik
ISO 9001 merancang sebuah sistem manajemen mutu yang mengarahkan proses dalam sebuah perusahaan agar bisa melakukan koordinasi dengan lebih baik.
Hal yang mendorong terjadinya kegiatan koordinasi antar sistem tersebut adalah kesamaan persepsi untuk mencapai hasil yang diinginkan dan memenuhi persyaratan tertentu.
4. Sebagai Deteksi Ketidaksesuaian
Ketidaksesuaian sendiri adalah ketidakmampuan untuk memenuhi persyaratan. Dengan adanya standar pedoman dari ISO. Maka, ketidaksesuaian tersebut dapat terdeteksi semenjak dini.
5. Konsistensi Mutu yang lebih baik
Apabila keseluruhan sistem manajemen mutu telah melakukan upaya secara continue untuk melakukan perbaikan berlandaskan pedoman ISO yang baik. Maka, hal tersebut akan sangat mendorong konsistensi mutu yang lebih baik.
6. Peningkatan Kepercayaan Pelanggan
Ketika kegiatan perusahaan atau sebuah organisasi dapat terpenuhi dan terlaksananya dengan baik maka kepercayaan pelanggan pun akan semakin bertambah. Hal ini akan sangat menguntungkan terutama bagi perkembangan bisnis lebih lanjut.
7. Peningkatan Disiplin dalam Perencanaan Mutu
ISO 9001 sangat mensyaratkan perencanaan mutu yang baik. Hal tersebut akan mendorong perusahaan untuk melakukan penyesuaian dan juga pengendalian sehingga akan tercipta kedisiplinan.
8. Membuka Peluang
Dengan semakin mapan dan teraturnya manajemen mutu sebuah perusahaan. Maka, diharapkan hal ini dapat membuka peluang besar lain yang sangat penting bagi kemajuan perusahaan atau organisasi.
Mengapa Sertifikasi ISO diperlukan?
Ketika sebuah badan sertifikasi independen mengaudit praktik perusahaan Anda dan akhirnya Anda berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001 ini. Maka, hal tersebut bisa menjadi cara bagi Anda untuk menunjukkan pada para pemangku kepentingan bahwa perusahaan / organisasi Anda telah menerapkan standar dengan baik dan benar.
Selanjutnya, mengapa Anda memerlukan sertifikasi ISO? Adalah untuk memenuhi persyaratan. Hal tersebut sangat penting ketika perusahaan Anda ingin memenangkan sebuah tender atau proyek. Terlebih dari pemerintah atau badan publik. Kedua lembaga tersebut, biasanya hanya mengontrak pemasok yang telah lolos sertifikasi ISO 9001.
Jika, perusahaan Anda tak memilikinya. Maka, Anda akan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan proyek ini.
Bagaimana Melakukan Sertifikasi ISO 9001?
Melakukan sertifikasi ISO 9001 bukanlah hal yang mudah. Anda perlu melakukan berbagai penyesuaian sistem perusahaan agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Selain itu, Anda juga harus melengkapi beberapa persyaratan.
Anda juga tidak boleh melewatkan beberapa detail kecil sekalipun karena hal tersebut bisa mengakibatkan adanya temuan fatal yang menyebabkan Anda tak bisa memperoleh sertifikat ISO.
Mempelajari ISO 9001 dari awal adalah hal yang sulit dan membutuhkan waktu yang lama. Lantas, bagaimana jika Anda membutuhkan sertifikat ISO dalam waktu dekat? Jawabannya mudah. Gunakanlah Jasa Konsultasi ISO 9001 terpercaya yaitu :
PT Jari Konsultan Indonesia
Dengan pengalaman dan profesionalitasnya, maka PT Jari Konsultan Indonesia sangatlah berkompeten dalam membantu dan mendampingi perusahaan Anda agar memperoleh sertifikat ISO 9001.
Semoga bermanfaat…
